С начала 2023 г. Почта переводит в цифровой формат корреспонденцию «Ренессанс Жизнь» – одной из крупнейших российских компаний по страхованию жизни. Сотрудники центра оцифровки Почты сканируют отправления, которые через API передаются в системы партнера с соблюдением всех необходимых норм кибербезопасности.
В неделю Почта обрабатывает, в среднем, 15–20 000 страниц для «Ренессанс Жизнь» – это вся входящая корреспонденция клиента за исключением писем с пометкой «для служебного пользования». Электронные отправления поступают в систему заказчика по мере поступления.
По оценкам Почты, оцифровка входящей корреспонденции в среднем на 25% снижает время и трудозатраты в полном цикле документооборота. Электронные копии писем проще распределять, сортировать, а также контролировать получение конкретным адресатом. Кроме того, исчезает риск утраты или порчи.
«Благодаря оцифровке Почта берет все заботы по обработке входящей корреспонденции на себя. Клиенту остается только принять в работу документы. Наша долгосрочная задача – предоставить сервис, покрывающий полный цикл: поступление документов, сканирование, подготовка к хранению и хранение, а также уничтожение, при необходимости», – отметил руководитель по развитию продукта «Оцифровка» Роман Лутковский.
Почта России запустила пилотный проект по оцифровке письменной корреспонденции с возможностью загрузки скан-копий в системы электронного документооборота клиентов осенью 2020 г. Во время теста Почта оцифровала более 10 000 отправлений, а после коммерческого запуска услуги в 2022 г. – более 1 500 000 документов разных организаций.